KI im Einkauf

KI-Schulung im Einkauf: So erfüllen Sie die Pflicht zur KI-Kompetenz

Was Art. 4 EU AI Act nach der Neufassung von 2026 verlangt, wie eine KI-Schulung für Mitarbeiter im Einkauf aussehen kann und wie Sie sie dokumentieren – mit Vorlage.

Autor
Klaas Henning
Veröffentlicht
Lesezeit
9 Min.

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Eine KI-Schulung ist gesetzlich nicht ausdrücklich vorgeschrieben, aber der naheliegende Weg, die Pflicht zur KI-Kompetenz zu erfüllen: Art. 4 EU AI Act verlangt von Unternehmen, die KI-Systeme einsetzen, Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz. Einkaufsteams kommen dem aus unserer Sicht am besten mit einer rollenbezogenen KI-Schulung für Mitarbeiter, klaren Nutzungsregeln und einer kurzen Dokumentation nach. Zertifikate oder ein bestimmtes Kompetenzniveau einzelner Personen sind nicht gefordert.

Ist eine KI-Schulung für Mitarbeiter Pflicht?

Art. 4 der KI-Verordnung gilt seit dem 2. Februar 2025. Ursprünglich mussten Anbieter und Betreiber Maßnahmen ergreifen, um ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz ihres Personals sicherzustellen. Die Verordnung (EU) 2026/1744, in Kraft seit dem 27. Juli 2026, hat das geändert: Anbieter und Betreiber ergreifen nun Maßnahmen, um die KI-Kompetenz zu fördern. Zu berücksichtigen sind die technischen Kenntnisse, die Erfahrung sowie die Aus- und Fortbildung der Personen, der Einsatzkontext und die Personengruppen, bei denen die Systeme eingesetzt werden. Ein bestimmtes Niveau einzelner Personen müssen Unternehmen nicht garantieren.

Die Pflicht ist damit weicher geworden, aber sie bleibt bestehen. Das betont auch die Europäische Kommission in ihren Fragen und Antworten zur KI-Kompetenz, Stand 20. Oktober 2026. Ratgeber, die weiter von „ausreichender KI-Kompetenz“ sprechen, geben den alten Wortlaut wieder. Stand dieses Beitrags: 5. November 2026.

Betroffen ist jeder Betreiber, also auch Ihr Unternehmen oder Ihre Behörde, wenn der Einkauf ein KI-System in eigener Verantwortung beruflich nutzt. Größe und Branche spielen keine Rolle, wie die Bundesnetzagentur festhält. Was das im Überblick heißt:

Frage Antwort Beleg
Muss es eine Schulung sein? Nein. Das Format ist frei: Selbstlernprogramm, Workshop oder mehrstufige Fortbildung, intern oder extern. Bundesnetzagentur
Brauchen wir ein Zertifikat? Nein. Kommission, Bundesnetzagentur
Müssen alle ein festes Niveau erreichen? Nein. Die Maßnahmen richten sich nach Rolle, Vorkenntnissen und Einsatz. Art. 4 Abs. 1
Reicht es, die Betriebsanleitung zu verteilen? In vielen Fällen nicht. Die Kommission hält das oft für unwirksam. Kommission
Sind nur Beschäftigte gemeint? Nein. Auch Personen, die in Ihrem Auftrag mit dem Betrieb oder der Nutzung befasst sind, etwa Auftragnehmer oder Dienstleister. Art. 4 Abs. 1, Bundesnetzagentur
Müssen wir etwas nachweisen? Eine Form ist nicht vorgeschrieben. Die Bundesnetzagentur rät, gut zu dokumentieren, die Kommission nennt interne Aufzeichnungen. Bundesnetzagentur, Kommission

Was passiert, wenn Sie nichts tun?

Für die Aufsicht sind nicht das KI-Büro der EU, sondern die nationalen Marktüberwachungsbehörden zuständig. Laut Kommission begann ihre Überwachung am 2. August 2026, und sie könnten Sanktionen und andere Maßnahmen verhängen. Diese müssten verhältnismäßig sein und sich nach Art und Schwere des Verstoßes richten. Welche Rolle die Bundesnetzagentur in Deutschland hat, erklärt unser Beitrag zum EU AI Act im Einkauf.

Ein konkreter Bußgeldtatbestand ist nicht erkennbar: Art. 4 steht nicht in der Liste des Art. 99 Abs. 4, und § 15 des KI-MIG nennt ihn ebenfalls nicht. Das Risiko liegt eher im Schadensfall. Die Bundesnetzagentur schreibt, ein Mangel an KI-Kompetenz könne als Verletzung der Sorgfaltspflicht angesehen werden, besonders wenn dadurch ein Schaden entsteht. Die Kommission ergänzt, dass der Anbieter eines KI-Systems bei einem Schaden nach nationalem Recht verklagt werden kann; die Verordnung selbst schafft keinen Schadensersatzanspruch.

Warum braucht der Einkauf KI-Kompetenz auch ohne Bußgeld?

Weil die Branche selbst hier eine Lücke sieht. Im Einkaufsbarometer Mittelstand 2026 von Onventis, BME und ESB Business School, für das 521 Fach- und Führungskräfte aus Einkauf und Finance befragt wurden, nannten 66,7 Prozent fehlende Kompetenz im Umgang mit KI als Herausforderung. 58,5 Prozent sahen Schulungsbedarf bei der kritischen Bewertung und Interpretation von KI-Ergebnissen. Nur 3,0 Prozent hielten keinen zusätzlichen Kompetenzaufbau für nötig.

Schulungen allein schließen die Lücke aber nicht automatisch. Laut Bitkom schulen 70 Prozent der Unternehmen ab 20 Beschäftigten zumindest einen Teil ihrer Beschäftigten im Umgang mit KI, nur 11 Prozent schulen alle. Zugleich schätzen 66 Prozent die KI-Kompetenzen ihrer Beschäftigten als gering ein. Für uns spricht das dafür, Schulungen eng an echte Aufgaben zu binden.

Wie bauen Sie eine KI-Schulung für den Einkauf auf?

Die Bundesnetzagentur empfiehlt drei Schritte, die sich gut auf den Einkauf übertragen lassen:

  1. Bedarf ermitteln: Wer nutzt welches KI-System, wofür, mit welchen Chancen und Risiken? Das KI-Inventar ist dafür die Grundlage.
  2. Maßnahmen gestalten: Rolle der Organisation einordnen, Vorkenntnisse, Tätigkeit, Kontext und Risiko berücksichtigen, Ziele und Verantwortliche festlegen.
  3. Dokumentieren, evaluieren, auffrischen: Maßnahmen festhalten, regelmäßig prüfen und bei Bedarf erneuern.

Inhaltlich schlägt die Behörde drei Stufen vor, die weder verpflichtend noch abschließend sind: Grundverständnis, fortgeschrittene Kompetenzen und rollenspezifische Trainings. Für den Einkauf bietet sich die folgende Aufteilung an. Sie ist unsere Empfehlung, keine gesetzliche Vorgabe.

Zielgruppe Typische Nutzung Schwerpunkte der Schulung
Alle im Einkauf Texte, Recherche, Zusammenfassungen mit einem Assistenten Grundlagen, Halluzinationen, Datenregeln, Ergebnisse prüfen
Operativer Einkauf Bestelldaten, Rechnungen, Angebote erfassen Gute Anweisungen, Stichproben, Umgang mit Fehlern
Strategischer Einkauf, Warengruppen Ausgabenanalyse, Marktrecherche, Angebotsvergleich, Verhandlungsvorbereitung Quellen prüfen, Grenzen der Modelle, Vertraulichkeit von Konditionen
Einkaufsleitung Freigaben, Regeln, Verantwortung Rollen und Risikoklassen, Governance, Umgang mit Grenzfällen
Beschaffung von KI-Systemen Anforderungen der Fachbereiche prüfen Zweckbestimmung, Fragen an Anbieter, Rollenwechsel nach Art. 25
Externe im Auftrag Dienstleister, die für Sie mit KI arbeiten Klären, ob und wie Art. 4 greift; ob eine Vertragsregel nötig ist, hängt laut Kommission von System und Risiko ab

Wer später Hochrisiko-Systeme nach Anhang III einsetzt, muss nach Art. 26 Abs. 2 ab dem 2. Dezember 2027 die menschliche Aufsicht Personen mit der erforderlichen Kompetenz, Ausbildung und Befugnis übertragen. Das geht über die allgemeine Pflicht aus Art. 4 hinaus.

Gibt es einen Betriebsrat, sollten Sie ihn früh einbinden. Die Beteiligungsrechte bei der Berufsbildung können nach Einschätzung von CMS auch Schulungen zum Umgang mit KI umfassen.

Was gehört in eine KI-Schulung für den Einkauf?

Sieben Themen decken aus unserer Sicht den Kern ab. Sie sollten an den Werkzeugen und Aufgaben Ihres Teams geübt werden.

Die Regeln aus Punkt 2 und 5 sollten schriftlich vorliegen, bevor die Schulung beginnt. Was dafür sonst noch nötig ist, zeigt unsere Übersicht zu den Voraussetzungen für KI im Einkauf.

Wie dokumentieren Sie die KI-Schulung?

Eine Vorlage schreibt die Verordnung nicht vor. Die Bundesnetzagentur nennt unter anderem die Art der Maßnahmen, ihren inhaltlichen und zeitlichen Umfang und die teilnehmenden Personen. Die Entscheidung über die Maßnahmen soll außerdem plausibel und nachvollziehbar sein. Die folgende Vorlage baut darauf auf; die Punkte 4 bis 8 sind unsere Ergänzung.

Praktisch ist eine einfache Tabelle je Person oder Gruppe, die mit dem KI-Inventar verknüpft ist. Ändern sich Werkzeug oder Zweck, sehen Sie so sofort, wer nachgeschult werden sollte.

Welche Angebote helfen beim Einstieg?

Für Grundlagen müssen Sie nicht zwingend extern einkaufen. Die Bundesnetzagentur verweist unter anderem auf die Mittelstand-Digital Zentren und die European Digital Innovation Hubs sowie auf die kostenlosen Online-Angebote von KI-Campus und appliedAI Institute for Europe. Die Kommission führt zudem eine öffentliche Sammlung von Praxisbeispielen. Wer sie übernimmt, kann daraus aber nicht automatisch eine Vermutung der Konformität mit Art. 4 ableiten. Einkaufsspezifisch sind solche Angebote in der Regel nicht: Datenregeln und Übungen an Ihren eigenen Aufgaben müssen Sie ergänzen.

Der nächste Schritt

Sie können die Grundlagen selbst aufsetzen. Wenn Sie Unterstützung möchten: Unsere KI-Schulung für Einkaufsteams findet als Halbtags- oder Tagesformat mit Beispielen aus Ihrem Einkauf statt. Ihr Team erhält eine angepasste Prompt-Bibliothek und einen kurzen Nutzungsleitfaden, interne Champions bleiben als Ansprechpartner. Die Schulung unterstützt Sie bei Art. 4, ersetzt aber keine Rechtsberatung.

Für ein unverbindliches Erstgespräch nutzen Sie gern das Kontaktformular.

Quellen

Themen:KI-SchulungKI-KompetenzEU AI ActKI im EinkaufVorlage

Häufige Fragen

Ist eine KI-Schulung für Mitarbeiter gesetzlich vorgeschrieben?

Nicht als solche. Art. 4 EU AI Act verpflichtet Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz zu ergreifen. Das Format ist nicht festgelegt. Eine Schulung ist dafür aber der naheliegende Weg.

Brauchen wir für die KI-Schulung ein Zertifikat?

Nein. Die Europäische Kommission und die Bundesnetzagentur stellen klar, dass kein Zertifikat nötig ist. Die Kommission nennt interne Aufzeichnungen als Möglichkeit, die Bundesnetzagentur empfiehlt, Art, Umfang und Teilnehmende der Maßnahmen zu dokumentieren.

Müssen auch Mitarbeitende geschult werden, die nur ChatGPT oder Copilot nutzen?

Sie fallen unter die Pflicht, wenn das Unternehmen die Werkzeuge beruflich einsetzt. Die Kommission sagt zu diesem Fall ausdrücklich, dass Beschäftigte über konkrete Risiken wie Halluzinationen informiert werden sollten. Wie umfangreich die Maßnahme sein muss, hängt von Einsatz und Vorkenntnissen ab.

Wie oft muss eine KI-Schulung wiederholt werden?

Ein festes Intervall gibt es nicht. Die Bundesnetzagentur empfiehlt, Maßnahmen regelmäßig zu evaluieren und bedarfsorientiert aufzufrischen. Sinnvolle Anlässe sind zum Beispiel ein neues Werkzeug, ein neuer Einsatzzweck oder neue Aufgaben im Team.

Drohen Bußgelder, wenn wir keine KI-Schulung durchführen?

Art. 4 ist in Art. 99 Abs. 4 EU AI Act nicht aufgeführt, und § 15 KI-MIG nennt ihn ebenfalls nicht. Die Pflicht besteht trotzdem. Die Kommission weist darauf hin, dass nationale Marktüberwachungsbehörden Sanktionen und andere Maßnahmen verhängen könnten. Außerdem kann fehlende KI-Kompetenz laut Bundesnetzagentur als Verletzung der Sorgfaltspflicht angesehen werden, besonders wenn ein Schaden entsteht.

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